Um dos procedimentos mais importantes para uma empresa é a realização periódica de auditorias. Esse processo permite uma análise e inspeção das atividades de um empreendimento, verificando se as tarefas estão de acordo com o que foi previamente estabelecido.

Com isso, o objetivo da auditoria é garantir que exista mais transparência ao negócio, evitando que informações importantes sejam omitidas ou manipuladas. No texto abaixo, apresentamos os tipos de auditoria existentes, as vantagens que esse processo oferece e o passo a passo de como se preparar para uma.

Tipos de auditoria

Esses procedimentos podem ser internos ou externos. O primeiro tipo acontece quando a própria empresa o realiza por meio de um setor específico, para verificar a presença de falhas. Esse modelo permite que os gestores tenham mais controle das tarefas e atuem de forma preventiva.

Já a segunda opção é feita por empresas ou profissionais independentes. Essa escolha oferece resultados mais isentos, mas requer mais tempo para ser completada. Em ambos os casos, a equipe responsável desenvolve planos de ação para padronizar as alterações necessárias.

Benefícios

Essa análise é capaz de proporcionar várias vantagens para um empreendimento. Um deles é a melhora do controle interno, já que a partir da identificação de falhas, é possível elaborar soluções para as atividades internas. Com isso, corrige-se estratégias ineficazes e cria-se um processo que seja mais eficiente.

Com isso, há a redução de falhas humanas e desperdícios causados por ela, o que só beneficia o negócio. Com a periodicidade da realização das auditorias, a companhia garante que a correção contínua de eventuais problemas, assegurando o bom desempenho dos processos internos.

Também há o estímulo de boas práticas dentro da organização, já que o objetivo é promover uma operação mais transparente. Isso motiva os funcionários a adotarem uma conduta mais ética, que esteja alinhada com a atuação de negócio.

A auditoria ajuda a tornar sua empresa mais confiável, já que a análise serve como um “atestado” sobre as boas práticas da empresa. Isso pode auxiliar a conseguir financiamento de bancos, com juros reduzidos em muitos casos.

Por fim, ter essa prática é fundamental para continuar sonhando em ampliar o seu negócio. A auditoria ajuda a preparar pequenas empresas para os desafios de seu crescimento e torna essa transição mais fácil de ser executada.

Preparação para auditoria

Se você acha que a auditoria se resuma apenas a um procedimento que acontece pontualmente, está enganado. É importante que a organização esteja sempre preparada para fazer esse procedimento, trabalhando arduamente em cumprir as normas estabelecidas.

Alguns hábitos auxiliam nessa preparação. O primeiro deles é criar um plano de ação anual contendo todas as obrigações que devem ser feitas, alinhando a produção de atividades. Esse planejamento precisa integrar todos os departamentos que serão analisados. O plano deve designar o que precisa ser feito, os responsáveis pelo monitoramento e os prazos para conferir se está tudo em ordem. Também é preciso organizar reuniões para avaliar a evolução do plano e checar os resultados obtidos.

É importante que os seus colaboradores estejam sintonizados em relação às normas da qualidade existentes na empresa. Certificar-se de que todos conhecem e aplicam esses procedimentos deve ser uma preocupação que vai além da proximidade da auditoria: deve ser algo que faça parte do dia a dia deles. Com a chegada do procedimento, é fundamental redobrar esses esforços, informando a todos que a auditoria irá acontecer e incentivá-los a se dedicar para que tudo aconteça sem problemas.

Outra boa recomendação é mapear e padronizar os processos internos, algo que é feito em parceria com os gestores de RH. Isso é feito com a elaboração de um manual contendo o objetivo dos processos e como realizar cada uma das funções para que os processos sejam otimizados corretamente, com base em como eles acontecem no dia a dia.

Após isso, acompanhe os responsáveis por cada departamento e auxilie-os na aplicação correta do que foi proposto. Esse acompanhamento também permite identificar eventuais erros e sugerir melhorias para que aconteça a aplicação correta das normas acordadas.

Por fim, estruture um cronograma de ações. Ele servirá de norte para determinar o prazo para as equipes entregarem a tempo as tarefas demandadas, além de facilitar a visualização correta das datas do evento. Um bom cronograma deve considerar a data em que a auditoria irá acontecer, os processos que serão analisados e quais os responsáveis e prazos por cada uma das atividades.

Conte com a Contabilidade Souza

Se você precisa de auxílio para fazer a regularização da sua empresa e identificar as reais necessidades contábeis do seu negócio, conte com a Contabilidade Souza. Temos profissionais capazes de ajudá-lo nesse processo e identificar eventuais correções que podem tornar o seu negócio mais eficiente e transparente.

Acesse https://contabilidadesouza.com/consultoria-e-auditoria/ e conheça melhor o nosso serviço.